Працевлаштування громадянина України в Польщі у 2025 році: ключові правила після змін у законодавстві

Громадяни України становлять значну групу працівників на польському ринку праці. У зв’язку із ситуацією після 24 лютого 2022 року було запроваджено спеціальні норми, які значно спростили процедуру їх працевлаштування. Однак ці норми змінюються, тому роботодавцю вкрай важливо знати актуальні правила, що діють у 2025 році. Цей посібник допоможе Вам зрозуміти, як законно працевлаштувати громадянина України, скориставшись спрощеними або стандартними процедурами.

Спеціальні правила для громадян України, які прибули після 24 лютого 2022 року (Спеціальний закон)

Найважливішим нормативно-правовим актом, що регулює становище громадян України, які прибули до Польщі у зв’язку зі збройним конфліктом, є так званий Спеціальний закон (Закон про допомогу громадянам України…). Він запровадив значні спрощення в доступі до ринку праці.

На кого поширюються спрощені правила?

Спрощена процедура поширюється на громадян України (а в деяких випадках також на їхніх чоловіків або дружин, які не є громадянами України), які:

• Законно прибули до Польщі в період починаючи з 24 лютого 2022 року у зв’язку з воєнними діями.
• Їхнє перебування в Польщі визнається законним на підставі Спеціального закону. Як правило, строк законного перебування на цій підставі було продовжено (станом на квітень 2025 року — необхідно завжди перевіряти актуальні строки на офіційних урядових сайтах, наприклад gov.pl або udsc.gov.pl, оскільки вони можуть змінюватися; останні продовження часто встановлюються до 30 червня або 30 вересня відповідного року). Цей статус часто підтверджується присвоєнням номера PESEL зі статусом UKR або наявністю електронного документа Diia.pl.

Ключовий механізм: повідомлення через praca.gov.pl

Для осіб, які відповідають зазначеним вище умовам, основною та єдиною формальною вимогою для законного виконання ними роботи (крім законного перебування) є повідомлення роботодавцем відповідного повітового управління праці (PUP).

• Хто подає повідомлення: Роботодавець.
• Де: Виключно в електронній формі через портал praca.gov.pl.
• Строк: Ви маєте 14 днів із дня початку роботи громадянином України. Це дуже важливий строк!
• Що необхідно для подання повідомлення: Дані роботодавця, персональні дані громадянина України, вид укладеного договору (наприклад, трудовий договір, договір доручення), займана посада, місце виконання роботи, тривалість робочого часу/кількість годин, розмір заробітної плати.

Важливо: Щодо цієї групи не потрібно отримувати дозвіл на роботу або подавати заяву про доручення виконання роботи.

Умови працевлаштування: Заробітна плата громадянина України, працевлаштованого на підставі повідомлення, не може бути нижчою за чинну мінімальну заробітну плату або мінімальну погодинну ставку, а також має бути співмірною із заробітною платою інших працівників на аналогічній посаді.

Перевірка законності перебування — Ваш обов’язок до подання повідомлення!

Перш ніж подати повідомлення через praca.gov.pl, Ви повинні переконатися, що громадянин України перебуває в Польщі законно і на нього поширюється дія Спеціального закону. Як це перевірити?

• Poproś o okazanie dokumentu potwierdzającego legalny pobyt, np.:
  • Довідку про присвоєння номера PESEL зі статусом UKR.
  • Електронний документ у застосунку Diia.pl (mObywatel).
  • Штамп у паспорті, що підтверджує законний в’їзд після 24.02.2022 р.
• Збережіть копію цього документа в особовій справі працівника.

Якщо на громадянина України не поширюється дія Спеціального закону або строк його законного перебування на цій підставі закінчився (і не був продовжений чи легалізований іншим чином), необхідно буде застосувати стандартні процедури.

А що з українцями, на яких не поширюється дія спеціального закону?

Не на всіх громадян України, які працюють у Польщі, поширюється спрощена процедура повідомлення. Стандартні правила працевлаштування (як для інших громадян третіх країн) застосовуватимуться, наприклад, до українців, які:

• Законно перебували в Польщі ще до 24 лютого 2022 р. на інших підставах (наприклад, віза, карта побиту) і не перейшли на статус, передбачений Спеціальним законом.
• Їхнє перебування на підставі Спеціального закону припинилося, а іншої підстави для перебування вони не отримали.

У таких випадках Ви повинні легалізувати їхню роботу шляхом:

1. Заява про доручення виконання роботи: Доступна для громадян України та дозволяє працювати до 24 місяців. Ви як роботодавець подаєте її до PUP до початку роботи.
2. Дозвіл на роботу: Ви як роботодавець подаєте заяву воєводі. У випадку громадян України тест ринку праці часто не вимагається.

Пам’ятайте, що навіть у цих випадках працівник повинен мати чинний документ, який легалізує його перебування в Польщі.

Основні обов’язки роботодавця (спільні для всіх процедур)

Незалежно від способу легалізації роботи (повідомлення, заява чи дозвіл), Ви як роботодавець завжди повинні пам’ятати про:

• Укладенні договору в письмовій формі: Трудовий або цивільно-правовий договір, перекладений мовою, зрозумілою працівникові.
• Реєстрації в ZUS: Протягом 7 днів із початку роботи.
• Рівному ставленні: Щодо умов працевлаштування, заробітної плати та доступу до навчання.
• Дотриманні правил охорони праці та безпеки праці.
• Зберіганні документації: Копії документа, що підтверджує право на перебування, та документа, який легалізує роботу.

Ризик помилок і як їх уникнути — приклад із практики

Будівельна компанія працевлаштувала кількох українців, які прибули у 2023 році та мали PESEL UKR. Роботодавець знав про обов’язок подати повідомлення і подав його через praca.gov.pl у встановлений 14-денний строк щодо всіх працівників. Однак під час перевірки з’ясувалося, що в повідомленнях щодо двох працівників було зазначено «трудовий договір», тоді як фактично вони працювали на підставі «договору доручення». Крім того, жоден із працівників не отримав перекладу свого договору. Хоча основна легалізація роботи (повідомлення) була здійснена, ці порушення могли спричинити для компанії неприємні наслідки. Це показує, наскільки важлива точність навіть за спрощених процедур.

Зміни в законодавстві — стежте за актуальною інформацією!

Норми, що стосуються перебування та роботи громадян України, особливо передбачені Спеціальним законом, динамічно змінюються і можуть зазнавати змін. Регулярно перевіряйте повідомлення на офіційних урядових сайтах:

• gov.pl
• udsc.gov.pl (Управління у справах іноземців)
• praca.gov.pl

Не покладайтеся виключно на інформацію кількамісячної давності — завжди перевіряйте актуальний стан законодавства!

Професійна підтримка при працевлаштуванні громадян України

Орієнтуватися між положеннями Спеціального закону та стандартними процедурами, перевіряти статус перебування і стежити за строками може бути непросто. Наша юридична фірма надає підтримку роботодавцям, які працевлаштовують громадян України:

• Допомагаємо визначити, чи поширюється на працівника дія Спеціального закону та процедура повідомлення.
• Допомагаємо правильно подати повідомлення через praca.gov.pl.
• Допомагаємо отримати заяви про доручення виконання роботи або дозволи на роботу, якщо вони потрібні.
• Перевіряємо законність перебування кандидатів.
• Консультуємо з питань обов’язків роботодавця та правильного оформлення договорів.

Забезпечення законності працевлаштування громадян України має ключове значення. Зв’яжіться з нами, якщо Вам потрібна професійна підтримка і Ви хочете бути впевнені, що дієте відповідно до актуальних норм законодавства.

(Пам’ятайте, що інформація, наведена в цій статті, має загальний характер і відображає стан законодавства станом на квітень 2025 р. У зв’язку з динамічними змінами в законодавстві, що стосується громадян України, завжди перевіряйте актуальну інформацію в офіційних джерелах або проконсультуйтеся з юристом.)