Obywatele Ukrainy stanowią znaczącą grupę pracowników na polskim rynku pracy. W odpowiedzi na sytuację po 24 lutego 2022 roku wprowadzono specjalne przepisy, które znacznie uprościły procedurę ich zatrudniania. Jednak regulacje te ewoluują, dlatego kluczowe jest, abyś jako pracodawca znał aktualne zasady obowiązujące w 2025 roku. Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć, jak legalnie zatrudnić Ukraińca, korzystając z uproszczeń lub standardowych ścieżek.
Specjalne zasady dla Ukraińców, którzy przybyli po 24 lutego 2022 r. (ustawa specjalna)
Najważniejszym aktem prawnym regulującym sytuację Ukraińców przybyłych do Polski w związku z konfliktem zbrojnym jest tzw. Ustawa Specjalna (Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy…). Wprowadziła ona znaczące ułatwienia w dostępie do rynku pracy.
Kogo Dotyczą Uproszczenia?
Uproszczona procedura dotyczy obywateli Ukrainy (oraz w niektórych przypadkach ich małżonków niebędących obywatelami Ukrainy), którzy:
- Przybyli do Polski legalnie w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi.
- Ich pobyt w Polsce jest uznawany za legalny na mocy Ustawy Specjalnej. Co do zasady, legalność pobytu na tej podstawie została przedłużona (stan na kwiecień 2025 r. – należy zawsze weryfikować aktualnie obowiązujące terminy na oficjalnych stronach rządowych, np. gov.pl lub udsc.gov.pl, gdyż mogą one ulegać zmianom – ostatnie przedłużenia często dotyczą okresu do 30 czerwca lub 30 września danego roku). Status ten często potwierdza nadanie numeru PESEL ze statusem UKR lub posiadanie elektronicznego dokumentu Diia.pl.
Kluczowy Mechanizm: Powiadomienie przez praca.gov.pl
Dla osób spełniających powyższe warunki, podstawowym i jedynym wymogiem formalnym, aby ich praca była legalna (poza legalnym pobytem), jest powiadomienie przez pracodawcę właściwego Powiatowego Urzędu Pracy (PUP).
- Kto Powiadamia: Pracodawca.
- Gdzie: Wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.
- Termin: Masz na to 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. To bardzo ważny termin!
- Co jest potrzebne do powiadomienia: Dane pracodawcy, dane osobowe obywatela Ukrainy, rodzaj zawartej umowy (np. umowa o pracę, umowa zlecenie), zajmowane stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy/liczba godzin, wysokość wynagrodzenia.
Ważne: W przypadku tej grupy nie jest wymagane uzyskiwanie zezwolenia na pracę ani składanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy.
Warunki Zatrudnienia: Wynagrodzenie obywatela Ukrainy zatrudnionego na podstawie powiadomienia nie może być niższe niż obowiązujące wynagrodzenie minimalne lub stawka godzinowa, a także powinno być porównywalne do wynagrodzenia innych pracowników na podobnym stanowisku.
Weryfikacja legalności pobytu – twój obowiązek przed powiadomieniem!
Zanim dokonasz powiadomienia przez praca.gov.pl, musisz upewnić się, że obywatel Ukrainy przebywa w Polsce legalnie i jest objęty Ustawą Specjalną. Jak to sprawdzić?
- Poproś o okazanie dokumentu potwierdzającego legalny pobyt, np.:
- Zaświadczenia o nadaniu numeru PESEL ze statusem UKR.
- Elektronicznego dokumentu w aplikacji Diia.pl (mObywatel).
- Stempla w paszporcie potwierdzającego legalny wjazd po 24.02.2022 r.
- Zachowaj kopię tego dokumentu w aktach pracowniczych.
Jeśli obywatel Ukrainy nie jest objęty Ustawą Specjalną lub jego legalny pobyt na tej podstawie wygasł (i nie został przedłużony lub zalegalizowany inaczej), konieczne będzie zastosowanie standardowych procedur.
A co z ukraińcami nieobjętymi ustawą specjalną?
Nie wszyscy obywatele Ukrainy pracujący w Polsce podlegają pod uproszczoną procedurę powiadomienia. Standardowe zasady zatrudniania (jak dla innych obywateli państw trzecich) będą miały zastosowanie np. do Ukraińców, którzy:
- Przebywali legalnie w Polsce już przed 24 lutego 2022 r. na innych podstawach (np. wiza, karta pobytu) i nie przeszli na status wynikający z Ustawy Specjalnej.
- Ich pobyt na podstawie Ustawy Specjalnej wygasł, a nie uzyskali innego tytułu pobytowego.
W takich przypadkach musisz zalegalizować ich pracę poprzez:
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy: Dostępne dla obywateli Ukrainy, pozwala na pracę do 24 miesięcy. Składasz je jako pracodawca w PUP przed rozpoczęciem pracy.
- Zezwolenie na pracę: Wnioskujesz jako pracodawca do wojewody. W przypadku obywateli Ukrainy często nie jest wymagany test rynku pracy.
Pamiętaj, że nawet w tych przypadkach pracownik musi posiadać ważny dokument legalizujący jego pobyt w Polsce.
Podstawowe obowiązki pracodawcy (wspólne dla wszystkich ścieżek)
Niezależnie od trybu legalizacji pracy (powiadomienie, oświadczenie czy zezwolenie), jako pracodawca zawsze musisz pamiętać o:
- Zawieraniu umowy na piśmie: Umowa o pracę lub cywilnoprawna, przetłumaczona na język zrozumiały dla pracownika.
- Zgłoszeniu do ZUS: W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
- Równym traktowaniu: W zakresie warunków zatrudnienia, wynagrodzenia, dostępu do szkoleń.
- Przestrzeganiu przepisów BHP.
- Przechowywaniu dokumentacji: Kopii dokumentu pobytowego oraz dokumentu legalizującego pracę.
Ryzyko błędów i jak go uniknąć – przykład z życia
Firma budowlana zatrudniła kilku Ukraińców, którzy przybyli w 2023 roku i posiadali PESEL UKR. Pracodawca wiedział o obowiązku powiadomienia i złożył je przez praca.gov.pl w wymaganym terminie 14 dni dla wszystkich pracowników. Jednak podczas kontroli okazało się, że w powiadomieniach dla dwóch pracowników wpisano „umowa o pracę”, podczas gdy faktycznie pracowali oni na podstawie „umowy zlecenia”. Dodatkowo, żaden z pracowników nie otrzymał tłumaczenia swojej umowy. Chociaż podstawowa legalizacja pracy (powiadomienie) była dokonana, te uchybienia mogły narazić firmę na nieprzyjemności. To pokazuje, jak ważna jest dokładność nawet przy uproszczonych procedurach.
Zmiany w przepisach – bądź na bieżąco!
Przepisy dotyczące pobytu i pracy obywateli Ukrainy, zwłaszcza te wynikające z Ustawy Specjalnej, są dynamiczne i mogą ulegać zmianom. Regularnie sprawdzaj komunikaty na oficjalnych stronach rządowych:
- gov.pl
- udsc.gov.pl (Urząd do Spraw Cudzoziemców)
- praca.gov.pl
Nie polegaj wyłącznie na informacjach sprzed kilku miesięcy – zawsze weryfikuj aktualny stan prawny!
Profesjonalne wsparcie w zatrudnianiu obywateli Ukrainy
Nawigowanie między Ustawą Specjalną a standardowymi procedurami, weryfikacja statusu pobytowego czy pilnowanie terminów może być skomplikowane. Nasza kancelaria oferuje wsparcie dla pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy:
- Pomagamy ustalić, czy pracownik podlega pod Ustawę Specjalną i procedurę powiadomienia.
- Asystujemy w prawidłowym dokonaniu powiadomienia przez praca.gov.pl.
- Pomagamy w uzyskaniu oświadczeń lub zezwoleń na pracę, jeśli są wymagane.
- Weryfikujemy legalność pobytu kandydatów.
- Doradzamy w zakresie obowiązków pracodawcy i prawidłowego sporządzania umów.
Zapewnienie legalności zatrudnienia obywateli Ukrainy jest kluczowe. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia i chcesz mieć pewność, że działasz zgodnie z najnowszymi przepisami.
(Pamiętaj, że informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i odzwierciedlają stan prawny na kwiecień 2025 r. Ze względu na dynamiczne zmiany w przepisach dotyczących obywateli Ukrainy, zawsze weryfikuj aktualne informacje w oficjalnych źródłach lub skonsultuj się z prawnikiem.)
