Компанія в Польщі для іноземця — які документи потрібні?

Створення товариства з обмеженою відповідальністю (Sp. z o.o.) у Польщі є процедурою, значною мірою доступною для іноземців як у якості учасників товариства, так і членів правління. Водночас участь іноземця у структурі товариства пов’язана з необхідністю зібрати та подати відповідні документи, що стосуються як самого іноземця, так і процесу реєстрації компанії в Національному судовому реєстрі (KRS). Нижче наводимо перелік основних документів, про які слід пам’ятати.

Документи, необхідні іноземцю як учаснику товариства

Якщо іноземець має стати учасником польського товариства з обмеженою відповідальністю:

• Документ, що посвідчує особу: Основним документом є копія дійсного паспорта. У деяких випадках може бути прийнятий також інший документ, що підтверджує особу та законність перебування (наприклад, карта побиту, якщо іноземець уже її має).
• Персональні дані: Для договору товариства та заяви до KRS будуть потрібні повні дані учасника: ім’я/імена, прізвище, імена батьків, адреса проживання за кордоном, номер паспорта або PESEL (якщо є).
• Адреса для листування: Іноземець повинен зазначити адресу для отримання кореспонденції в Польщі або іншій країні Європейського Союзу чи призначити представника для отримання кореспонденції в Польщі. Це формальна вимога KRS.
• Номер PESEL: Наявність номера PESEL в іноземця — учасника товариства не є обов’язковою безпосередньо для реєстрації товариства. Якщо PESEL відсутній, у заявах зазначається дата народження. Однак PESEL є дуже корисним на подальших етапах діяльності товариства (наприклад, під час повідомлення про кінцевих бенефіціарних власників до CRBR, у контактах з державними органами та при податкових розрахунках).

Документи для іноземця, який виконує функції члена правління

Якщо іноземець має виконувати функції члена правління:

• Документ, що посвідчує особу, та персональні дані: Як і у випадку учасника товариства — копія дійсного паспорта та повні персональні дані.
• Адреса для листування: Обов’язково має бути зазначена адреса для отримання кореспонденції в Польщі або ЄС.
• Номер PESEL: Як зазначалося вище, хоча формальної законодавчої вимоги щодо наявності PESEL у члена правління немає, на практиці цей номер є майже необхідним для його ефективного внесення до KRS (інформаційні системи часто вимагають його зазначення), а також для подальшого виконання цієї функції (наприклад, для отримання електронного підпису). Якщо іноземець не має PESEL, слід вжити заходів для його отримання (заяву про його присвоєння можна подати, зокрема, на підставі виконання функції у правлінні суб’єкта, внесеного до KRS).
• Згода на призначення та зразок підпису: Член правління повинен надати згоду на призначення. Часто також потрібно подати зразок підпису (нотаріально засвідчений або поставлений у присутності судді/працівника суду).
• Заява про статус іноземця: У заяві до KRS зазначається інформація про статус іноземця як члена органу товариства.
• Заява про несудимість: Члени правління часто повинні подати заяву про відсутність обвинувального вироку, що набрав законної сили, за визначені економічні та податкові правопорушення.

Примітка: Питання щодо можливої необхідності наявності в члена правління дозволу на роботу у зв’язку з виконанням певної функції або іншої правової підстави для виконання роботи є окремим питанням і залежить від його статусу перебування, фактичного обсягу обов’язків та тривалості перебування в Польщі.

Документи для іноземної компанії як учасника товариства

Якщо учасником польського товариства має стати компанія, зареєстрована за кордоном:

• Актуальна виписка з відповідного торгового реєстру: Документ, що підтверджує існування іноземної компанії, її організаційно-правову форму, місцезнаходження, порядок представництва, а також осіб, уповноважених представляти компанію.
• Присяжний переклад: Вищезазначена виписка з реєстру має бути перекладена польською мовою присяжним перекладачем.
• Апостиль або легалізація: Реєстраційний документ (виписка) має бути засвідчений апостилем (якщо держава місцезнаходження компанії є учасницею Гаазької конвенції) або легалізований польським консулом у цій країні (якщо вона не є учасницею Конвенції).
• Установчий договір або статут іноземної компанії: У деяких випадках орган може також вимагати подання установчого договору або статуту іноземної компанії (також із перекладом і засвідченням).
• Документи представників: Копії паспортів фізичних осіб, уповноважених представляти іноземну компанію під час підписання договору польського товариства або надання довіреностей.

Документи, необхідні для реєстрації товариства в KRS

Незалежно від участі іноземців, для реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю в KRS потрібен стандартний комплект документів:

• Договір товариства з обмеженою відповідальністю: Зазвичай у формі нотаріального акта (або роздруківка із системи S24, якщо реєстрація здійснюється таким способом). Має містити, зокрема, дані учасників товариства.
• Список учасників товариства: З підписами всіх членів правління.
• Заява всіх членів правління про внесення статутного капіталу.
• Список членів правління: З їхніми персональними даними та адресами для отримання кореспонденції.
• Дані членів інших органів (наглядової ради, ревізійної комісії), якщо їх було призначено.
• Підтвердження сплати судового збору за внесення запису до KRS, а також плати за публікацію оголошення в Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG).
• Заповнені форми заяви про реєстрацію в KRS.

Присяжні переклади та засвідчення іноземних документів

Під час підготовки документів за участю іноземців слід пам’ятати про дві ключові формальні вимоги:

• Присяжні переклади: Усі документи, складені іноземною мовою (наприклад, акти цивільного стану, виписки з реєстрів, довіреності), мають бути перекладені польською мовою присяжним перекладачем, внесеним до відповідного реєстру в Польщі.
• Apostille lub Legalizacja: Zagraniczne dokumenty urzędowe (w tym akty notarialne, odpisy z rejestrów) wymagają poświadczenia ich autentyczności. Służy do tego:
  • Апостиль: Для документів, що походять із держав — учасниць Гаазької конвенції 1961 р.
  • Легалізація: Для документів з інших країн (складніша процедура за участю державних органів країни походження та польського консула).

Приклад сценарію: німецька компанія та український голова правління

Повертаючись до прикладу з попередньої статті:

• Від німецької компанії Y GmbH (учасника товариства): Актуальна виписка з німецького торгового реєстру (Handelsregisterauszug) + апостиль, отриманий у Німеччині + присяжний переклад польською мовою.
• Від пана Івана (голови правління, громадянина України): Копія паспорта, номер PESEL UKR, зазначення адреси для отримання кореспонденції в Польщі.
• Для KRS: Договір товариства (наприклад, нотаріальний акт), список учасників товариства (із зазначенням Y GmbH), заява про капітал, список членів правління (із зазначенням пана Івана та його адреси), підтвердження оплати, форми KRS.

Юридична допомога в комплектуванні документації

Збір і належна підготовка всіх документів, особливо отриманих за кордоном (із перекладами та засвідченнями), можуть бути складним процесом. Наша юридична фірма пропонує допомогу в цій сфері:

• Ми визначаємо конкретний комплект документів, необхідних у Вашій ситуації.
• Ми перевіряємо формальну правильність іноземних документів.
• Ми координуємо процес отримання присяжних перекладів.
• Ми консультуємо з питань апостиля або легалізації.
• Ми готуємо повний комплект реєстраційних заяв до KRS з урахуванням участі іноземців.

Створення компанії за участю іноземців у Польщі є врегульованим процесом, однак вимагає ретельного збору документації. Правильна підготовка всіх формальностей із самого початку дає змогу уникнути затримок і проблем під час реєстрації та подальшої діяльності компанії.

(Пам’ятайте, що вимоги до документів можуть дещо відрізнятися залежно від реєстраційного суду (KRS) та індивідуальної ситуації компанії й іноземців. Інформація у статті має загальний характер і не є юридичною консультацією. Завжди варто проконсультуватися з юристом або консультантом.)