З 27 квітня 2026 року польську систему легалізації перебування та працевлаштування іноземців очікує справжня цифрова революція. Уряд запускає нову версію Модуля обслуговування справ (MOS 2.0), яка повністю змінить чинні адміністративні процедури. Якщо ви іноземець, який планує подальше перебування в Польщі, або роботодавець, який працевлаштовує іноземців, ця стаття допоможе вам підготуватися до майбутніх змін.
Кінець паперовим заявам. З 27 квітня заяви про надання дозволу на тимчасове перебування, постійне перебування та перебування довгострокового резидента ЄС подаватимуться виключно в електронній формі. Важливо, що чинну версію порталу MOS буде вимкнено вже 17 квітня 2026 року, а наявні там облікові записи та дані користувачів буде видалено. Необхідно буде створити зовсім новий обліковий запис.
Це означає остаточну відмову від надсилання поштою великих пакетів документів, а також кінець довгим чергам до приймальних відділів. Система буде безкоштовною, а єдиними витратами залишаться стандартний гербовий збір та плата за видачу самої карти перебування.
Profil Zaufany тепер є абсолютно необхідним. Нова система робить значний акцент на цифровій ідентифікації. Щоб створити обліковий запис і подати заяву, іноземець повинен буде увійти через портал login.gov.pl, що на практиці вимагає наявності Profil Zaufany або кваліфікованого електронного підпису.
Також зникає можливість виконання дій за іноземців представниками на етапі реєстрації облікового запису та надсилання заяви. Закон не передбачає облікових записів для представників, а вхід із використанням їхніх даних заборонений. Виняток становлять лише батьки неповнолітніх дітей, опікуни та піклувальники, які можуть створити обліковий запис від імені своїх підопічних.
Великий виклик для HR-відділів: як роботодавець підписуватиме документи? Якщо ви працевлаштовуєте іноземців, MOS 2.0 повністю змінить ваші внутрішні процедури. Під час заповнення заяви іноземець повинен буде вказати в системі електронну адресу свого роботодавця. На цю адресу буде надіслано повідомлення з унікальним посиланням на додаток, що визначає умови працевлаштування. Роботодавець матиме 30 днів на його електронне заповнення та підписання за допомогою Profil Zaufany, електронного підпису або особистого підпису.
Лише після того, як роботодавець надішле підписаний додаток через систему, іноземець зможе остаточно подати свою заяву. Це змусить компанії визначити, хто саме отримуватиме електронні листи із системи MOS і хто має відповідні повноваження та цифрові інструменти для підписання документів від імені компанії.
Зникаючий штамп у паспорті та особиста явка. Характерний червоний штамп у паспорті, що підтверджує подання заяви, відходить у минуле. Замість нього після електронного надсилання та формальної перевірки заяви органом іноземець зможе завантажити із системи спеціальну довідку.
Однак варто зазначити, що цифровізація стосується лише початкового етапу. Іноземцю все одно доведеться особисто з’явитися до воєводського управління за викликом воєводи, щоб пред’явити паспорт, здати відбитки пальців та зразок підпису.
Зверніть увагу на перехідні строки та важливі дати! Особи, строк законного перебування яких закінчується безпосередньо перед запуском системи або приблизно протягом двох тижнів після нього, повинні подати паперову заяву якомога швидше. Слід бути особливо уважними: паперова заява має фізично надійти до органу до запуску порталу, тобто не пізніше 26 квітня, хоча деякі органи вказують 24 квітня. Якщо вона надійде після цього строку, заяву буде залишено без розгляду — у цьому випадку дата поштового штемпеля не має жодного значення.
Також варто пам’ятати про два важливі винятки:
- З 4 травня 2026 року громадяни України зі статусом UKR, які відповідають відповідним умовам, зможуть через нову систему MOS подавати заяви на спеціальну карту перебування з приміткою «Раніше мав тимчасовий захист» — так звану карту CUKR.
- Деякі види заяв, такі як внутрішньокорпоративне переведення працівників (ICT) або возз’єднання сім’ї у ситуації, коли іноземець перебуває за межами території Республіки Польща, і надалі подаватимуться за старими правилами — у паперовій формі.
Як підготуватися до подання заяви в MOS 2.0? — Короткий чекліст:
- Подбайте про Profil Zaufany — переконайтеся, що ваші дані актуальні та ви маєте до нього доступ.
- Підготуйте відповідні скани — система не прийме фотографії з телефону низької якості; потрібні цифрові копії всіх сторінок чинного паспорта.
- Зверніть увагу на обмеження розміру файлів — цифрова біометрична фотографія не може перевищувати 2,5 МБ, а розмір кожного іншого окремого додатка становить максимум 10 МБ; загальний розмір усіх файлів не може перевищувати 50 МБ.
Як ми можемо допомогти вам із впровадженням MOS 2.0? Нова система, безумовно, є кроком у напрямку сучасного електронного адміністрування, однак початок її роботи може бути непростим. Щоб полегшити плавний перехід через цей цифровий процес, ми пропонуємо підтримку та послуги, адаптовані до нових вимог:
- Отримання номера PESEL та створення Profil Zaufany — надаємо іноземцю підтримку в підготовці до входу через login.gov.pl і підписання документів, необхідних у MOS 2.0.
- Комплексний супровід справ щодо перебування в MOS — пропонуємо операційну підтримку під час подання заяв через MOS, включаючи координацію процесу з боку іноземця та роботодавця.
- Операційне консультування щодо MOS 2.0 — надаємо поточну підтримку у форматі helpdesk з питань роботи системи, статусів справ, документів і подальших процедурних кроків.
- Оцінка готовності організації та адаптація процесів — проводимо аналіз готовності компанії до MOS 2.0, а також впорядковуємо документообіг, розподіл відповідальності та робочі процеси з боку HR, Global Mobility і бізнесу.
- Інструкції, чеклісти та матеріали для працівників — займаємося підготовкою практичних рекомендацій, які допомагають іноземцям і внутрішнім командам правильно користуватися MOS.
