Z dniem 27 kwietnia 2026 r. polski system legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców czeka prawdziwa cyfrowa rewolucja. Rząd uruchamia nową wersję Modułu Obsługi Spraw (MOS 2.0), która całkowicie odmieni dotychczasowe procedury administracyjne. Jeśli jesteś cudzoziemcem planującym dalszy pobyt w Polsce lub pracodawcą, który zatrudnia obcokrajowców, ten artykuł pomoże Ci przygotować się na nadchodzące zmiany.
Koniec z papierowymi wnioskami Od 27 kwietnia wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego UE będą składane wyłącznie w formie elektronicznej. Co ważne, dotychczasowa wersja portalu MOS zostanie wyłączona już 17 kwietnia 2026 r., a znajdujące się tam konta i dane użytkowników zostaną usunięte. Konieczne będzie założenie zupełnie nowego konta.
Oznacza to definitywny koniec z wysyłaniem grubych teczek z dokumentami pocztą, a także koniec z długimi kolejkami do biur podawczych. System będzie darmowy, a jedyne koszty to standardowa opłata skarbowa oraz opłata za wydanie samej karty pobytu.
Profil Zaufany to teraz absolutna konieczność Nowy system kładzie ogromny nacisk na cyfrową tożsamość. Aby założyć konto i złożyć wniosek, cudzoziemiec będzie musiał zalogować się przez portal login.gov.pl, co w praktyce wymusza posiadanie Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Znika również możliwość wyręczania cudzoziemców przez pełnomocników na etapie rejestracji konta i wysyłania wniosku. Prawo nie przewiduje kont dla pełnomocników, a logowanie się ich danymi jest zabronione. Wyjątkiem są jedynie rodzice małoletnich dzieci, opiekunowie oraz kuratorzy, którzy mogą założyć konto w imieniu swoich podopiecznych.
Wielkie wyzwanie dla działów HR: Jak pracodawca podpisze dokumenty? Jeśli zatrudniasz cudzoziemców, MOS 2.0 całkowicie zmieni Twoje procedury wewnętrzne. Cudzoziemiec podczas wypełniania wniosku będzie musiał podać w systemie adres e-mail swojego pracodawcy. Na ten adres zostanie wysłana wiadomość z unikalnym linkiem do załącznika określającego warunki zatrudnienia. Pracodawca będzie miał 30 dni na jego elektroniczne wypełnienie i podpisanie Profilem Zaufanym, e-podpisem lub podpisem osobistym.
Dopiero gdy pracodawca odeśle podpisany załącznik przez system, cudzoziemiec będzie mógł ostatecznie złożyć swój wniosek. To wymusi na firmach ustalenie, kto dokładnie będzie odbierał maile z systemu MOS i kto posiada odpowiednie umocowania oraz narzędzia cyfrowe do podpisywania dokumentów w imieniu firmy.
Znikający stempel w paszporcie i osobiste stawiennictwo Charakterystyczna czerwona pieczątka w paszporcie, poświadczająca złożenie wniosku, przechodzi do historii. Zamiast niej, po elektronicznej wysyłce i formalnej weryfikacji wniosku przez urząd, cudzoziemiec będzie mógł pobrać z systemu specjalne zaświadczenie.
Warto jednak zaznaczyć, że cyfryzacja dotyczy jedynie początkowego etapu. Cudzoziemiec i tak będzie musiał stawić się w urzędzie wojewódzkim osobiście na wezwanie wojewody, aby okazać paszport, złożyć odciski palców oraz wzór podpisu.
Uwaga na terminy przejściowe i ważne daty! Osoby, których ważność legalnego pobytu kończy się tuż przed startem systemu (lub około dwóch tygodni po nim), powinny złożyć wniosek papierowy najszybciej jak to możliwe. Należy bardzo uważać: wniosek papierowy musi fizycznie wpłynąć do urzędu przed uruchomieniem portalu, tj. najpóźniej do 26 kwietnia (niektóre urzędy wskazują 24 kwietnia). Jeśli wpłynie po tym terminie, zostanie pozostawiony bez rozpoznania – w tym przypadku data stempla pocztowego nie ma żadnego znaczenia.
Warto również pamiętać o dwóch istotnych wyjątkach:
- Od 4 maja 2026 r. obywatele Ukrainy ze statusem UKR, spełniający odpowiednie warunki, będą mogli przez nowy MOS składać wnioski o specjalną kartę pobytu z adnotacją „Poprzednio posiadacz ochrony czasowej” (tzw. karta CUKR).
- Niektóre typy wniosków, takie jak przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa (ICT) czy łączenie rodzin w sytuacji, gdy cudzoziemiec przebywa poza terytorium RP, nadal będą składane na starych zasadach – w formie papierowej.
Jak się przygotować do złożenia wniosku w MOS 2.0? – Krótka checklista:
- Zadbaj o Profil Zaufany – upewnij się, że Twoje dane są aktualne i masz do niego dostęp.
- Przygotuj odpowiednie skany – system nie przyjmie zdjęć z telefonu o złej jakości; wymagane są cyfrowe odwzorowania wszystkich stron ważnego paszportu.
- Zwróć uwagę na limity plików – cyfrowe zdjęcie biometryczne nie może przekraczać 2,5 MB, a waga innych pojedynczych załączników to maksymalnie 10 MB (łączna waga wszystkich plików nie może przekroczyć 50 MB).
Jak możemy Ci pomóc we wdrożeniu MOS 2.0? Nowy system to z pewnością krok w stronę nowoczesnej e-administracji, ale początki mogą być wyzwaniem. Aby ułatwić płynne przejście przez ten cyfrowy proces, oferujemy wsparcie i usługi skrojone na miarę nowych wymogów:
- Pozyskanie numeru PESEL i założenie Profilu Zaufanego – zapewniamy wsparcie cudzoziemca w przygotowaniu do logowania przez login.gov.pl i podpisywania dokumentów wymaganych w MOS 2.0.
- Kompleksowe prowadzenie spraw pobytowych w MOS – oferujemy operacyjne wsparcie przy składaniu wniosków przez MOS, w tym koordynację procesu po stronie cudzoziemca i pracodawcy.
- Doradztwo operacyjne dotyczące MOS 2.0 – prowadzimy bieżące wsparcie w formule helpdesku dotyczące działania systemu, statusów spraw, dokumentów i dalszych kroków proceduralnych.
- Ocena gotowości organizacji i dostosowanie procesów – realizujemy przegląd gotowości firmy do MOS 2.0 oraz uporządkowanie obiegu dokumentów, odpowiedzialności i ścieżek działania po stronie HR, Global Mobility i biznesu.
- Instrukcje, checklisty i materiały dla pracowników – zajmujemy się przygotowaniem praktycznych wytycznych wspierających cudzoziemców i zespoły wewnętrzne w prawidłowym korzystaniu z MOS.
