Obecność zagranicznego kapitału oraz cudzoziemców w organach zarządczych polskich spółek (zwłaszcza spółek z ograniczoną odpowiedzialnością) jest powszechnym zjawiskiem. Polskie prawo jest stosunkowo otwarte na zagranicznych inwestorów i menedżerów. Jednak zaangażowanie cudzoziemców – czy to jako wspólników, czy członków zarządu – wiąże się z koniecznością dopełnienia określonych formalności przez samą spółkę. O czym należy pamiętać?
Cudzoziemiec jako wspólnik/akcjonariusz – rejestracja i zmiany
Pod względem możliwości bycia wspólnikiem (w spółce z o.o.) lub akcjonariuszem (w spółce akcyjnej), polskie prawo jest bardzo liberalne.
- Dostępność: Co do zasady, każdy cudzoziemiec, niezależnie od posiadanego obywatelstwa czy tytułu pobytowego w Polsce, może swobodnie nabywać i posiadać udziały lub akcje w polskich spółkach kapitałowych (Sp. z o.o., S.A.). Nie ma tu specjalnych ograniczeń.
- Formalności przy Rejestracji Spółki:
- Dane cudzoziemca jako wspólnika (imię, nazwisko, adres, czasem numer paszportu lub inny identyfikator) muszą być wskazane w umowie spółki oraz we wniosku rejestracyjnym do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).
- Cudzoziemiec będący wspólnikiem musi wskazać adres do doręczeń w Polsce lub Unii Europejskiej lub ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Polsce.
- Jeśli wspólnikiem ma być zagraniczna osoba prawna (firma), konieczne będzie przedstawienie aktualnych dokumentów rejestrowych tej firmy (np. odpisu z zagranicznego rejestru handlowego) wraz z ich tłumaczeniem przysięgłym na język polski oraz legalizacją lub klauzulą Apostille.
- Formalności przy Zbyciu/Nabyciu Udziałów: Jeśli cudzoziemiec kupuje lub sprzedaje udziały w istniejącej spółce z o.o., wymaga to zawarcia odpowiedniej umowy (dla Sp. z o.o. zazwyczaj w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi). Zmiany w strukturze wspólników należy odnotować w księdze udziałów spółki i, jeśli wpływają na dane ujawnione w KRS, zgłosić do rejestru.
Cudzoziemiec jako członek zarządu – powołanie i wymogi
Sytuacja staje się bardziej złożona, gdy cudzoziemiec ma pełnić funkcję w organach spółki, najczęściej jako członek zarządu.
- Powołanie: Cudzoziemiec jest powoływany do zarządu na mocy uchwały wspólników (w Sp. z o.o.) lub rady nadzorczej (w S.A., jeśli statut tak stanowi). Fakt powołania nowego członka zarządu (w tym cudzoziemca) musi zostać zgłoszony do KRS.
- PESEL dla Członka Zarządu: Przepisy nie wymagają bezpośrednio, aby członek zarządu (cudzoziemiec) posiadał numer PESEL. Jednak w praktyce jego posiadanie jest bardzo potrzebne lub wręcz niezbędne do skutecznego zgłoszenia go do KRS (formularze często wymagają tego numeru) oraz do załatwiania wielu spraw urzędowych w Polsce (np. uzyskanie podpisu elektronicznego, kontakty z ZUS czy urzędem skarbowym). Jeśli cudzoziemiec nie ma PESEL, często należy wystąpić o jego nadanie (np. na podstawie pełnienia funkcji w zarządzie).
- Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji: To kluczowa i często skomplikowana kwestia.
- Kiedy jest potrzebne? Zezwolenie na pracę jest wymagane, jeśli cudzoziemiec (niebędący obywatelem UE/EOG/Szwajcarii) ma pełnić funkcję w zarządzie spółki mającej siedzibę w Polsce I JEDNOCZEŚNIE przebywa na terytorium Polski przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
- Zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji: Specjalny typ zezwolenia na pracę przeznaczony dla cudzoziemców pełniących funkcje w zarządach osób prawnych wpisanych do rejestru przedsiębiorców. O wydanie tego zezwolenia wnioskuje spółka do wojewody. Uzyskanie go często wiąże się z koniecznością spełnienia przez spółkę dodatkowych warunków (np. dotyczących dochodu, zatrudnienia).
- Zwolnienia: Z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę zwolnieni są cudzoziemcy posiadający m.in. zezwolenie na pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, małżonkowie obywateli polskich (z odpowiednim zezwoleniem na pobyt) czy posiadacze Karty Polaka.
- Zezwolenie Jednolite: Cudzoziemiec może również uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (zezwolenie jednolite), które w swojej treści obejmuje zgodę na pełnienie funkcji w zarządzie – w takim przypadku odrębne zezwolenie na pracę nie jest potrzebne.
- Wniosek: Konieczność uzyskania zezwolenia na pracę dla członka zarządu cudzoziemca należy zawsze analizować indywidualnie, biorąc pod uwagę jego status pobytowy, planowany czas pobytu w Polsce i zakres obowiązków.
- Adres do Doręczeń: Podobnie jak wspólnik, członek zarządu będący cudzoziemcem musi wskazać adres do doręczeń w Polsce lub UE.
Rejestracja w CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych)
Większość polskich spółek (w tym Sp. z o.o. i S.A.) ma obowiązek zgłaszania informacji o swoich beneficjentach rzeczywistych (czyli osobach fizycznych sprawujących nad nimi kontrolę) do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
- Jeśli beneficjentem rzeczywistym spółki jest cudzoziemiec, należy zgłosić jego dane, w tym numer PESEL (jeśli posiada) lub datę urodzenia (jeśli nie posiada PESEL). Obowiązek zgłoszenia spoczywa na spółce.
Inne kluczowe formalności (NIP, REGON, ZUS, VAT)
Należy pamiętać, że sama spółka, niezależnie od narodowości wspólników czy członków zarządu, musi dopełnić standardowych formalności rejestracyjnych i podatkowych:
- Uzyskać numery NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) i REGON.
- Zarejestrować się jako płatnik składek ZUS, jeśli zatrudnia pracowników (lub jeśli członkowie zarządu podlegają ubezpieczeniom np. z tytułu umowy o pracę lub powołania na określonych zasadach).
- Zarejestrować się jako podatnik VAT, jeśli jest to wymagane lub wybrane.
Scenariusz: Sp. z o.o. z niemieckim wspólnikiem i ukraińskim prezesem
Polska firma X zakłada spółkę z o.o. Jej wspólnikiem jest niemiecka firma Y GmbH. Na prezesa zarządu powołany zostaje obywatel Ukrainy, Pan Ivan, mieszkający w Polsce na podstawie statusu UKR (specustawa).
- Rejestracja w KRS: Firma X musi dołączyć do wniosku KRS dokumenty rejestrowe niemieckiej spółki Y GmbH (przetłumaczone i z apostille). Musi podać dane Pana Ivana jako prezesa, w tym jego numer PESEL UKR.
- Praca Prezesa: Pan Ivan, jako obywatel Ukrainy objęty specustawą, co do zasady nie potrzebuje zezwolenia na pracę, aby pełnić funkcję prezesa (nawet jeśli przebywa w PL > 6 m-cy/rok). Firma X musi jednak powiadomić PUP o powierzeniu mu pracy (pełnieniu funkcji) w ciągu 14 dni od rozpoczęcia.
- CRBR: Firma X musi zgłosić do CRBR beneficjentów rzeczywistych (prawdopodobnie osoby fizyczne stojące za niemiecką firmą Y GmbH, chyba że Pan Ivan też nim jest).
- Bieżące: Spółka z o.o. uzyskuje NIP, REGON, rejestruje się w ZUS i VAT zgodnie ze standardowymi procedurami.
Jak kancelaria może pomóc spółce z udziałem cudzoziemców?
Formalności związane z udziałem cudzoziemców w polskich spółkach mogą wydawać się złożone, zwłaszcza w zakresie wymogów dla członków zarządu. Nasza kancelaria oferuje wsparcie:
- Przy rejestracji spółek z udziałem wspólników zagranicznych (osób fizycznych i prawnych).
- W procesie uzyskiwania numeru PESEL dla członków zarządu – cudzoziemców.
- W analizie obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę dla członka zarządu.
- W przygotowaniu i składaniu wniosków o zezwolenie na pracę.
- W doradztwie dotyczącym zgłoszeń do CRBR.
- W zapewnieniu bieżącej zgodności prawnej (compliance) spółki z udziałem kapitału zagranicznego.
Obecność cudzoziemców w strukturze własnościowej czy zarządczej polskiej spółki jest w pełni legalna i często korzystna. Kluczowe jest jednak dopełnienie wszystkich wymaganych formalności, zwłaszcza tych dotyczących członków zarządu. Skonsultuj się z nami, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Twojej spółki.
(Pamiętaj, że informacje zawarte w artykule są ogólne i dotyczą głównie spółki z o.o. Przepisy, zwłaszcza dotyczące zezwoleń na pracę dla członków zarządu, mogą być skomplikowane i zależeć od indywidualnej sytuacji. Zawsze warto skonsultować się z prawnikiem.)
