Wniosek o zezwolenie na pracę – ile kosztuje i jak go złożyć?

Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE/EOG/Szwajcarii w polskiej firmie wiąże się najczęściej z koniecznością uzyskania dla niego zezwolenia na pracę. Jest to kluczowy dokument legalizujący świadczenie pracy przez obcokrajowca. Procedura jego uzyskania leży po stronie pracodawcy i obejmuje złożenie odpowiedniego wniosku we właściwym urzędzie oraz wniesienie stosownej opłaty. Ile dokładnie kosztuje zezwolenie na pracę i jak krok po kroku złożyć wniosek w 2025 roku?

Kto i gdzie składa wniosek o zezwolenie na pracę?

Kto składa wniosek? Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca składa zawsze podmiot powierzający wykonywanie pracy, czyli pracodawca (lub osoba przez niego upoważniona). To na firmie spoczywa obowiązek zainicjowania i przeprowadzenia tej procedury.

Gdzie składa się wniosek? Wniosek należy złożyć do wojewody, który jest właściwy ze względu na:

• Siedzibę pracodawcy – jeśli charakter pracy nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania.
• Główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca – w pozostałych przypadkach.

W praktyce wniosek składa się w odpowiednim Wydziale Spraw Cudzoziemców lub Rynku Pracy Urzędu Wojewódzkiego. Wiele urzędów umożliwia złożenie wniosku osobiście, pocztą tradycyjną, a coraz częściej również w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl (warto sprawdzić dostępne opcje w danym województwie).

Ile kosztuje zezwolenie na pracę? Aktualne opłaty (2025)

Opłata za złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca jest uregulowana przepisami i na początku 2025 roku wynosiła:

• 50 PLN – w przypadku, gdy pracodawca zamierza powierzyć cudzoziemcowi wykonywanie pracy na okres nieprzekraczający 3 miesięcy.
• 100 PLN – w przypadku, gdy pracodawca zamierza powierzyć cudzoziemcowi wykonywanie pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące. Jest to najczęściej spotykana opłata, zwłaszcza przy wnioskach o zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę.
• 200 PLN – w przypadku zezwolenia na pracę w związku z delegowaniem przez podmiot zagraniczny.

Inna (niższa, np. 30 PLN) opłata może obowiązywać w przypadku zezwolenia na pracę sezonową.

Ważne:

• Opłatę wnosi pracodawca.
• Należy ją wpłacić na rachunek bankowy właściwego Urzędu Wojewódzkiego. Numer konta zazwyczaj znajduje się na stronie internetowej urzędu.
• Dowód wniesienia opłaty jest obowiązkowym załącznikiem do wniosku. Bez niego wniosek nie zostanie rozpatrzony.

Jak złożyć wniosek o zezwolenie na pracę? Krok po kroku

Procedura składania wniosku o najpopularniejsze zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę wygląda zazwyczaj następująco:

1. Wybór Typu Zezwolenia: Upewnij się, że składasz wniosek o właściwy typ zezwolenia adekwatny do sytuacji Twojej i pracownika. W tym artykule skupiamy się na najczęstszym – na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę.
2. Skompletowanie Wymaganych Dokumentów: Przygotuj wszystkie niezbędne załączniki. Dla zezwolenia na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę zazwyczaj są to:
   • Wypełniony i podpisany formularz wniosku o wydanie zezwolenia na pracę.
   • Kopia ważnego paszportu cudzoziemca (wszystkie zapisane strony).
   • Twój (pracodawcy) dowód wpłaty za wniosek.
   • Aktualny odpis z KRS lub wpis do CEIDG Twojej firmy.
   • Kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje cudzoziemca (jeśli są wymagane na danym stanowisku).
   • Oświadczenie pracodawcy o niekaralności (pod rygorem odpowiedzialności karnej).
   • Czasami projekt umowy o pracę lub inny dokument określający warunki zatrudnienia.
   • Inne dokumenty specyficzne dla danej sytuacji lub wymagane przez urząd.
3. Wypełnienie Formularza Wniosku: Pobierz aktualny wzór wniosku ze strony internetowej właściwego Urzędu Wojewódzkiego. Wypełnij go starannie, czytelnie i kompletnie, zgodnie ze stanem faktycznym. Błędy lub braki mogą opóźnić procedurę.
4. Wniesienie Opłaty: Dokonaj przelewu odpowiedniej kwoty na wskazany rachunek Urzędu Wojewódzkiego, podając w tytule przelewu wymagane informacje (np. nazwę firmy, dane cudzoziemca). Zachowaj potwierdzenie.
5. Złożenie Kompletnego Wniosku: Złóż podpisany wniosek wraz ze wszystkimi załącznikami (w tym dowodem opłaty) we właściwym Urzędzie Wojewódzkim (osobiście w biurze podawczym, listem poleconym lub przez dedykowany system elektroniczny, jeśli urząd go udostępnia).

Czas oczekiwania na decyzję

Oficjalne terminy na rozpatrzenie wniosku o zezwolenie na pracę wynoszą zazwyczaj od 1 do 2 miesięcy. Niestety, w praktyce, ze względu na duże obciążenie urzędów, czas oczekiwania może być znacznie dłuższy. Dlatego kluczowe jest złożenie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć sytuacji, w której pracownik nie będzie mógł legalnie rozpocząć pracy w planowanym terminie.

Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku

Aby przyspieszyć procedurę, unikaj popularnych błędów:

• Wniesienie opłaty w nieprawidłowej wysokości lub brak załączenia dowodu wpłaty.
• Niekompletny wniosek (brak wymaganych załączników).
• Błędy lub nieścisłości w danych wpisanych w formularzu wniosku.
• Złożenie wniosku do niewłaściwego wojewody.

Każdy z tych błędów skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych, co znacząco wydłuża czas oczekiwania na decyzję.

Scenariusz: składanie wniosku o zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę

Firma IT chce zatrudnić programistę z Indii na okres 2 lat.

1. HR firmy sprawdza, czy zawód programisty jest na liście deficytowej w danym województwie – okazuje się, że nie. Test rynku pracy jest wymagany.
2. HR pobiera aktualny wniosek o zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę ze strony Urzędu Wojewódzkiego.
3. Gromadzi dokumenty: wniosek, kopię paszportu Hindusa, odpis z KRS firmy, kopię dyplomu programisty (wraz z tłumaczeniem przysięgłym), oświadczenie o niekaralności firmy.
4. Wypełnia wniosek online (jeśli jest taka możliwość) lub drukuje i wypełnia ręcznie/komputerowo.
5. Sprawdza opłatę dla zezwolenia >3 miesiące (100 PLN), wykonuje przelew na konto Urzędu Wojewódzkiego, drukuje potwierdzenie.
6. Kompletny wniosek wraz z załącznikami i potwierdzeniem opłaty składa w Urzędzie Wojewódzkim.
7. Czeka na decyzję, monitorując status sprawy.

Czy możemy pomóc w przygotowaniu i złożeniu wniosku?

Procedura ubiegania się o zezwolenie na pracę, choć wystandaryzowana, wymaga znajomości przepisów, skrupulatności i czasu. Nasza kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie dla pracodawców w tym zakresie:

• Pomagamy ustalić właściwy typ zezwolenia
• Asystujemy w kompletowaniu niezbędnej dokumentacji.
• Pomagamy w poprawnym wypełnieniu wniosku.
• Składamy wniosek w imieniu pracodawcy i monitorujemy przebieg postępowania.
• Dbamy o minimalizację ryzyka błędów i opóźnień.

Prawidłowo złożony wniosek to szybsza droga do legalnego zatrudnienia potrzebnego specjalisty. Koszty uzyskania zezwolenia są stosunkowo niewielkie, jednak kluczowe jest poprawne przeprowadzenie całej procedury. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz wsparcia.

(Pamiętaj, że opłaty i formularze mogą ulec zmianie. Zawsze weryfikuj aktualne informacje na stronach internetowych właściwego Urzędu Wojewódzkiego. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.)