Delegowanie pracownika za granicę – co mówi prawo?

Coraz więcej polskich firm realizuje kontrakty i świadczy usługi poza granicami kraju, co często wiąże się z koniecznością tymczasowego wysłania tam swoich pracowników. Proces ten, znany jako delegowanie pracowników, jest jednak obwarowany szeregiem przepisów prawa polskiego, unijnego oraz kraju przyjmującego. Jakie są kluczowe obowiązki pracodawcy delegującego pracownika za granicę, zwłaszcza w obrębie Unii Europejskiej?

Czym jest delegowanie pracownika i kogo dotyczy?

Delegowanie ma miejsce wtedy, gdy pracodawca mający siedzibę w Polsce kieruje swojego pracownika do pracy na ograniczony czas na terytorium innego państwa członkowskiego UE/EOG lub Szwajcarii, w ramach świadczenia usług przez tego pracodawcę. Kluczowe jest, że podczas delegowania pracownik pozostaje w stosunku pracy ze swoim polskim pracodawcą.

Ważne rozróżnienie: Delegowania nie należy mylić ze zwykłą podróżą służbową (delegacją). Podróż służbowa ma charakter incydentalny, zazwyczaj krótkotrwały i nie polega na stałym świadczeniu pracy w innym kraju w ramach usługi firmy (np. udział w targach, spotkanie z klientem, krótka konferencja). Delegowanie wiąże się z wykonywaniem pracy w innym kraju przez określony, dłuższy czas. Rozróżnienie to ma kluczowe znaczenie dla stosowanych przepisów, zwłaszcza dotyczących warunków zatrudnienia.

Przepisy dotyczące delegowania dotyczą głównie wysyłania pracowników do krajów Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii, ze względu na obowiązujące tam dyrektywy. Delegowanie do krajów spoza tego obszaru podlega przepisom dwustronnych umów międzynarodowych oraz prawu lokalnemu państwa, do którego pracownik jest wysyłany.

Kluczowe regulacje: dyrektywa o pracownikach delegowanych

Podstawowym aktem prawnym na poziomie UE regulującym delegowanie jest Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, wraz z późniejszymi zmianami (Dyrektywa 2014/67/UE – wdrożeniowa, oraz Dyrektywa 2018/957/UE – zmieniająca).

Głównym celem tych regulacji jest zapewnienie pracownikom delegowanym nie mniej korzystnych warunków zatrudnienia niż te, które obowiązują w kraju przyjmującym, w kluczowych obszarach. Ma to zapobiegać tzw. dumpingowi socjalnemu i zapewniać uczciwą konkurencję. Znowelizowana dyrektywa wprowadziła ważną zasadę „równej płacy za taką samą pracę w tym samym miejscu”.

Jakie Warunki Pracy Kraju Przyjmującego Należy Zapewnić?

Jako pracodawca delegujący musisz zagwarantować pracownikowi co najmniej standardy kraju przyjmującego dotyczące:

• Maksymalnych okresów pracy i minimalnych okresów odpoczynku.
• Minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych.
• Wynagrodzenia: To kluczowy i często złożony aspekt. Nie chodzi już tylko o minimalne wynagrodzenie w kraju przyjmującym. Pracownikowi delegowanemu należy się pełne wynagrodzenie (obejmujące wszystkie obowiązkowe składniki, np. dodatki, premie) wynikające z przepisów prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym, takie samo, jakie otrzymałby lokalny pracownik na tym samym stanowisku.
• Bezpieczeństwa i higieny w miejscu pracy (BHP).
• Środków ochronnych dla kobiet w ciąży, po porodzie oraz pracowników młodocianych.
• Równego traktowania kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji.
• Warunków zakwaterowania pracowników (jeśli są zapewniane przez pracodawcę).
• Należności na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy pracownik podróżuje do/z miejsca pracy w kraju przyjmującym lub gdy jest tymczasowo wysyłany przez pracodawcę z tego miejsca pracy do innego.

Ważne: Zawsze musisz sprawdzić szczegółowe przepisy i stawki obowiązujące w konkretnym kraju, do którego delegujesz pracownika!

Ubezpieczenie Społeczne: Certyfikat A1

Co do zasady, pracownik delegowany podlega systemowi zabezpieczenia społecznego w kraju, w którym normalnie pracuje i z którego jest delegowany (czyli w Polsce). Aby uniknąć podwójnego opłacania składek (w Polsce i w kraju przyjmującym), konieczne jest uzyskanie Certyfikatu A1.

• Cel Certyfikatu A1: Potwierdza on, że pracownik w okresie delegowania podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a składki są opłacane w Polsce (przez ZUS).
• Kto i Gdzie Wnioskuje: Pracodawca składa wniosek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w Polsce, przed rozpoczęciem okresu delegowania.
• Warunki uzyskania A1: ZUS weryfikuje m.in., czy pracodawca prowadzi znaczącą działalność w Polsce, czy pracownik był zatrudniony bezpośrednio przed delegowaniem, czy delegowanie ma charakter tymczasowy (zwykle do 24 miesięcy) i czy pracownik nie zastępuje innego pracownika delegowanego.

Posiadanie ważnego certyfikatu A1 jest kluczowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

Obowiązki informacyjne i administracyjne pracodawcy

Delegowanie wiąże się również z szeregiem obowiązków formalnych:

• Przed Wyjazdem (Wobec Pracownika): Musisz poinformować pracownika na piśmie (np. w formie aneksu do umowy lub odrębnego porozumienia) o warunkach delegowania, w tym m.in. o: kraju wykonywania pracy, przewidywanym okresie delegowania, walucie, w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z delegowaniem, warunkach powrotu pracownika do kraju.
• W Kraju Przyjmującym: Obowiązki administracyjne różnią się w zależności od kraju, ale często obejmują:
  • Zgłoszenie faktu delegowania pracownika do odpowiednich instytucji kontrolnych kraju przyjmującego (zwykle poprzez dedykowane portale internetowe).
  • Wyznaczenie osoby do kontaktu z lokalnymi władzami, przebywającej na terytorium kraju przyjmującego.
  • Przechowywanie określonej dokumentacji w miejscu pracy lub w dostępnym miejscu w kraju przyjmującym (np. umowy o pracę, ewidencja czasu pracy, potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia, certyfikat A1) i udostępnianie jej na żądanie lokalnych organów kontroli.

Kluczowe jest dokładne sprawdzenie wymogów administracyjnych kraju, do którego delegujesz pracownika!

Ryzyka związane z delegowaniem i jak im zapobiegać

Niedopełnienie obowiązków związanych z delegowaniem może prowadzić do:

• Wysokich kar finansowych nakładanych przez instytucje kontrolne kraju przyjmującego (np. za nieprzestrzeganie przepisów o wynagrodzeniu, brak zgłoszenia delegowania).
• Sporów z pracownikami na tle warunków zatrudnienia i wynagrodzenia.
• Problemów z ZUS dotyczących certyfikatu A1.
• Komplikacji podczas kontroli w kraju przyjmującym.

Aby zapobiegać ryzyku, niezbędne jest:

• Dokładne zapoznanie się z przepisami kraju przyjmującego.
• Staranne przygotowanie dokumentacji (umowy, aneksy, A1).
• Prawidłowe naliczanie wynagrodzenia zgodnie z zasadą „równej płacy”.
• Terminowe dopełnienie obowiązków zgłoszeniowych i administracyjnych.
• Rozważenie wsparcia prawnego.

Jak możemy pomóc twojej firmie w procesie delegowania?

Zagadnienia związane z delegowaniem pracowników są złożone i wymagają dobrej znajomości przepisów zarówno polskich, jak i kraju przyjmującego. Nasza kancelaria oferuje wsparcie w tym zakresie:

• Pomagamy w prawidłowej kwalifikacji wyjazdu (delegowanie vs podróż służbowa).
• Doradzamy w zakresie obowiązków wynikających z dyrektywy i przepisów kraju przyjmującego (minimalne warunki zatrudnienia, wynagrodzenie).
• Wspieramy w procesie uzyskiwania certyfikatów A1 w ZUS.
• Pomagamy w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla pracownika (aneksy, porozumienia).
• Doradzamy w zakresie obowiązków administracyjnych w kraju przyjmującym.
• Oferujemy wsparcie w przypadku kontroli lub sporów.

Delegowanie pracowników to szansa na rozwój firmy, ale wymaga starannego przygotowania prawnego. Zapewnienie zgodności z przepisami chroni Twoją firmę przed karami i buduje zaufanie pracowników. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w tym procesie.

(Pamiętaj, że informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny i koncentrują się na delegowaniu w UE/EOG/Szwajcarii. Każdy przypadek delegowania wymaga indywidualnej analizy, w szczególności weryfikacji przepisów konkretnego kraju przyjmującego. Artykuł nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.)