Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce: jakie zezwolenia na pobyt i pracę są niezbędne?

Decyzja o zatrudnieniu cudzoziemca w polskiej firmie otwiera nowe możliwości, ale wiąże się też z koniecznością dopełnienia określonych formalności prawnych. Kluczowe jest zrozumienie, że legalne zatrudnienie pracownika z zagranicy (zwłaszcza spoza UE/EOG/Szwajcarii) opiera się zazwyczaj na dwóch filarach: legalnym pobycie tej osoby w Polsce oraz legalnym prawie do wykonywania pracy. Jakie konkretnie zezwolenia i dokumenty potwierdzają spełnienie tych warunków?

Podstawa legalnego zatrudnienia: dwa filary

Aby cudzoziemiec mógł legalnie pracować w Twojej firmie, musi spełniać łącznie dwa podstawowe warunki:

1. Legalny Pobyt: Musi posiadać ważny dokument uprawniający go do przebywania na terytorium Polski (np. odpowiednią wizę, zezwolenie na pobyt).
2. Legalna Praca: Musi posiadać uprawnienie do wykonywania pracy w Polsce (np. zezwolenie na pracę, zarejestrowane oświadczenie) LUB być zwolniony z obowiązku posiadania takiego zezwolenia na mocy przepisów.

Ważne: Samo posiadanie ważnej wizy czy karty pobytu nie zawsze oznacza automatyczne prawo do pracy. Podobnie, posiadanie zezwolenia na pracę nie legalizuje pobytu cudzoziemca w Polsce. Te dwa aspekty muszą być uregulowane, choć istnieją dokumenty, które łączą obie funkcje (o czym dalej).

Zezwolenia na pobyt: fundament obecności cudzoziemca

Dokumenty potwierdzające prawo cudzoziemca do legalnego przebywania w Polsce to przede wszystkim:

• Wiza:
  • Schengen (Typ C): Uprawnia do krótkich pobytów (do 90 dni w ciągu 180 dni) i co do zasady nie daje prawa do pracy w Polsce (poza bardzo specyficznymi wyjątkami).
  • Krajowa (Typ D): Wydawana na pobyty powyżej 90 dni (do roku), często w konkretnym celu, np. wykonywania pracy, studiów. Wiza krajowa z odpowiednią adnotacją (np. celu wydania 05a/06) stanowi podstawę legalnego pobytu dla pracownika. O wizę cudzoziemiec ubiega się zazwyczaj przed przyjazdem do Polski w polskim konsulacie.
• Zezwolenie na Pobyt Czasowy (Karta Pobytu): Wydawane przez wojewodę już w Polsce, gdy cudzoziemiec planuje pobyt dłuższy niż okres ważności wizy. Istnieje wiele podstaw do jego uzyskania (praca, studia, rodzina itp.). Zastępuje wizę jako podstawa legalnego pobytu.
• Zezwolenie na Pobyt Stały / Pobyt Rezydenta Długoterminowego UE (Karta Pobytu): Przyznawane po spełnieniu określonych warunków (np. kilkuletni legalny pobyt w Polsce). Dają one szerokie uprawnienia, w tym zazwyczaj nieograniczony dostęp do polskiego rynku pracy.
• Dokumenty w Ramach Ruchu Bezwizowego: Uprawniają do krótkiego pobytu (do 90 dni), ale zasadniczo nie do podjęcia pracy (chyba że praca jest legalizowana np. przez oświadczenie dla obywateli określonych krajów).
• Zaświadczenie o Korzystaniu z Ochrony Czasowej: Specjalny status dla obywateli Ukrainy przybyłych po 24.02.2022, potwierdzający legalny pobyt na mocy tzw. Ustawy Specjalnej.

Obowiązek Pracodawcy: Przed zatrudnieniem cudzoziemca masz obowiązek zweryfikować ważność jego dokumentu pobytowego i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia.

Zezwolenia na pracę: klucz do aktywności zawodowej

Drugim filarem jest posiadanie przez cudzoziemca (lub uzyskanie przez pracodawcę) dokumentu zezwalającego na wykonywanie pracy w Polsce. Dotyczy to głównie obywateli państw trzecich, którzy nie są zwolnieni z tego obowiązku. Najważniejsze formy to:

• Zezwolenie na Pracę:
  • Kto wnioskuje? Pracodawca.
  • Gdzie? Do wojewody.
  • Co daje? Uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy na rzecz konkretnego pracodawcy, na konkretnym stanowisku i na warunkach określonych w zezwoleniu.
• Oświadczenie o Powierzeniu Wykonywania Pracy:
  • Kto składa? Pracodawca.
  • Gdzie? W Powiatowym Urzędzie Pracy (PUP).
  • Dla kogo? Obywatele Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii (stan na 04.2025). Pozwala na pracę do 24 miesięcy. Musi być zarejestrowane przed rozpoczęciem pracy.
• Zwolnienie z Obowiązku Posiadania Zezwolenia:
  • Niektóre grupy cudzoziemców, ze względu na swój status pobytowy lub inne okoliczności, nie potrzebują dodatkowego zezwolenia na pracę ani oświadczenia. Należą do nich m.in.:
    • Posiadacze zezwolenia na pobyt stały lub rezydenta długoterminowego UE w Polsce.
    • Absolwenci polskich szkół ponadpodstawowych i stacjonarnych studiów wyższych.
    • Posiadacze Karty Polaka.
    • Małżonkowie obywateli polskich (z odpowiednim zezwoleniem na pobyt).
    • Obywatele Ukrainy objęci Ustawą Specjalną (dla nich wystarczy powiadomienie do PUP przez pracodawcę).
    • Osoby z ważnym zezwoleniem na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite – patrz niżej).

Zezwolenie jednolite: pobyt czasowy i praca w jednym

Bardzo popularną formą legalizacji, która łączy oba filary (pobyt i pracę), jest zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, często nazywane zezwoleniem jednolitym.

• Kto wnioskuje? Sam cudzoziemiec.
• Gdzie? Do wojewody, właściwego ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca w Polsce.
• Co łączy? Ta jedna decyzja administracyjna (i wydana na jej podstawie karta pobytu) legalizuje zarówno pobyt cudzoziemca w Polsce przez określony czas (do 3 lat), jak i pracę u konkretnego pracodawcy i na warunkach wskazanych w decyzji.
• Rola pracodawcy: Choć wnioskuje cudzoziemiec, Ty jako pracodawca musisz dostarczyć mu kluczowe dokumenty do wniosku, przede wszystkim Załącznik nr 1 (informacje o warunkach zatrudnienia)
• Posiadacz ważnego zezwolenia jednolitego nie potrzebuje już oddzielnej wizy (na pobyt) ani oddzielnego zezwolenia na pracę, aby pracować u pracodawcy i na stanowisku wskazanym w decyzji.

Weryfikacja dokumentów – kluczowy obowiązek pracodawcy

Niezależnie od ścieżki, zawsze przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy musisz zweryfikować:

1. Czy posiada ważny dokument legalizujący jego pobyt?
2. Czy posiada ważny dokument legalizujący jego pracę LUB czy jest zwolniony z tego obowiązku LUB czy posiada zezwolenie jednolite (pobyt czasowy i pracę)?

Przechowuj kopie tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia.

Scenariusz: Zatrudnienie Programisty z Indii

Chcesz zatrudnić programistę z Indii. Typowy proces może wyglądać tak:

1. Uzyskujesz dla niego (jako pracodawca) zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu powierzającego pracę u wojewody.
2. Programista na podstawie tego zezwolenia (i innych dokumentów) uzyskuje w polskim konsulacie w Indiach wizę krajową (Typ D) w celu wykonywania pracy.
3. Programista przyjeżdża do Polski i rozpoczyna pracę na podstawie ważnej wizy i zezwolenia na pracę.
4. Przed upływem ważności wizy, programista składa w Polsce (z Twoją pomocą – dostarczasz Załącznik nr 1) wniosek do wojewody o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (zezwolenie jednolite).
5. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji i karty pobytu, jego pobyt i praca u Ciebie są legalne na podstawie tego jednego dokumentu (na okres wskazany w decyzji).

Nawigacja po przepisach – jak kancelaria może pomóc?

Zrozumienie, które zezwolenia są potrzebne w konkretnej sytuacji, kto i gdzie powinien o nie wnioskować, oraz jak powiązać legalizację pobytu z legalizacją pracy, bywa skomplikowane. Nasza kancelaria oferuje wsparcie dla pracodawców:

• Pomagamy zidentyfikować niezbędne zezwolenia (pobytowe i pracownicze) dla Twojego przyszłego pracownika.
• Asystujemy w procesie uzyskiwania zezwoleń na pracę oraz składania oświadczeń.
• Doradzamy, jak wspierać pracowników w uzyskiwaniu zezwoleń na pobyt (w tym zezwoleń jednolitych), przygotowując niezbędną dokumentację od pracodawcy.
• Zapewniamy kompleksową weryfikację dokumentów i zgodności zatrudnienia z przepisami.

Prawidłowe dopełnienie formalności związanych z pobytem i pracą cudzoziemca to gwarancja legalności zatrudnienia i spokoju dla Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie.

(Pamiętaj, że informacje zawarte w tym artykule mają charakter ogólny. Każdy przypadek zatrudnienia cudzoziemca może wymagać indywidualnej analizy prawnej. Zawsze weryfikuj informacje w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.)