Niemcy to jeden z najczęstszych kierunków delegowania pracowników przez polskie firmy. Bliskość geograficzna, duży rynek i liczne możliwości kontraktowe sprawiają, że polscy specjaliści są tam chętnie widziani. Jednak delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się ze szczególnymi wymogami prawnymi, które wykraczają poza ogólne ramy dyrektywy unijnej. Jako polski pracodawca musisz znać i bezwzględnie przestrzegać niemieckich przepisów, aby uniknąć dotkliwych kar. Co zatem warto wiedzieć?

Podstawowe zasady delegowania – przypomnienie

Zanim skupimy się na Niemczech, przypomnijmy: delegowanie to czasowe skierowanie pracownika do pracy w innym kraju UE/EOG/Szwajcarii, przy zachowaniu stosunku pracy z polskim pracodawcą. Kluczowe jest zapewnienie pracownikowi warunków zatrudnienia nie gorszych niż obowiązujące w kraju przyjmującym (w tym wynagrodzenia zgodnego z zasadą „równej płacy za tę samą pracę”) oraz posiadanie przez pracownika Certyfikatu A1 z polskiego ZUS, potwierdzającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń.

Niemieckie wynagrodzenie minimalne (MiLoG) i branżowe stawki płacowe

To jeden z najważniejszych i najściślej kontrolowanych aspektów delegowania do Niemiec.

• Ogólna Płaca Minimalna (MiLoG – Mindestlohngesetz): W Niemczech obowiązuje ustawowa płaca minimalna za godzinę pracy. Jej stawka jest regularnie waloryzowana (stan na początek 2025 roku wynosił około 12,82 EUR/godz., jednak zawsze należy sprawdzić aktualnie obowiązującą stawkę na dany rok). Dotyczy ona co do zasady wszystkich pracowników delegowanych.
• Branżowe Układy Zbiorowe (Tarifverträge): W wielu sektorach gospodarki (np. budownictwo, sprzątanie budynków, opieka, branża elektryczna) obowiązują układy zbiorowe pracy uznane za powszechnie obowiązujące (allgemeinverbindliche Tarifverträge). Ustalają one branżowe stawki minimalne, często znacznie wyższe niż ogólna płaca MiLoG. Jeśli delegujesz pracownika do pracy w takiej branży, masz obowiązek stosować te wyższe stawki branżowe! Niezbędne jest dokładne sprawdzenie, czy w danej branży i regionie Niemiec (Land) obowiązuje taki układ zbiorowy.
• Co Wchodzi w Skład Wynagrodzenia? Do niemieckiego wynagrodzenia minimalnego (ustawowego lub branżowego) wlicza się podstawowe wynagrodzenie brutto oraz inne składniki wynagrodzenia i dodatki powszechnie wypłacane w danej branży lub firmie w Niemczech (np. premie regulaminowe). Co ważne, zazwyczaj nie wlicza się do niego dodatków za delegowanie wypłacanych przez polskiego pracodawcę na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia czy zakwaterowania (np. polskich diet).

Zgłoszenie delegowania – portal niemieckiego Urzędu Celnego (Zoll)

Każde delegowanie pracownika do Niemiec (poza nielicznymi wyjątkami, np. bardzo krótkie montaże) musi być zgłoszone przed rozpoczęciem pracy za pośrednictwem specjalnego portalu internetowego niemieckiej administracji celnej (Zoll).

• Gdzie zgłosić? Online, przez portal Meldeportal-Mindestlohn (dostępny również w języku angielskim i francuskim).
• Co się zgłasza? M.in. dane pracodawcy delegującego, dane delegowanych pracowników, datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania delegowania, miejsce wykonywania pracy w Niemczech, dane osoby kontaktowej w Niemczech, branżę, zapewnienie o przestrzeganiu niemieckich warunków pracy.
• Termin: Zgłoszenia należy dokonać przed faktycznym rozpoczęciem świadczenia usługi/pracy przez pracownika w Niemczech. Wszelkie zmiany (np. dotyczące okresu delegowania) również wymagają aktualizacji zgłoszenia.

Niedopełnienie tego obowiązku lub podanie nieprawdziwych danych grozi wysokimi karami.

Certyfikat A1 – potwierdzenie ubezpieczenia w Polsce

Jak wspomniano, aby pracownik delegowany do Niemiec podlegał polskim ubezpieczeniom społecznym, musi posiadać ważny Certyfikat A1, uzyskany z ZUS przez pracodawcę przed wyjazdem. Niemieckie organy kontrolne (Zoll, Deutsche Rentenversicherung) przywiązują dużą wagę do posiadania tego dokumentu. Brak ważnego A1 może skutkować uznaniem, że pracownik powinien podlegać niemieckiemu systemowi ubezpieczeń i koniecznością zapłaty zaległych składek w Niemczech.

Dokumentacja wymagana podczas kontroli w Niemczech

Niemiecki Urząd Celny (Zoll) oraz inne organy są uprawnione do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy delegowanych pracowników. Jako pracodawca musisz być przygotowany na przedstawienie (często w krótkim czasie i nierzadko w języku niemieckim) następujących dokumentów:

• Umowy o pracę delegowanych pracowników (wraz z aneksami/porozumieniami dotyczącymi warunków delegowania).
• Ewidencja czasu pracy (dokładne rejestrowanie godzin rozpoczęcia, zakończenia i przerw w pracy – bardzo ważne!).
• Dowody wypłaty wynagrodzenia (potwierdzenia przelewów, paski płacowe) – potwierdzające wypłatę co najmniej niemieckiej stawki minimalnej (ustawowej lub branżowej).
• Kopia zgłoszenia delegowania złożonego przez portal Meldeportal-Mindestlohn.
• Ważne Certyfikaty A1 dla wszystkich delegowanych pracowników.

Brak wymaganej dokumentacji lub odmowa jej okazania może być podstawą do nałożenia wysokich kar.

Inne ważne kwestie (urlop, czas pracy)

• Urlop Wypoczynkowy: Pracownik delegowany do Niemiec ma prawo do minimalnego wymiaru płatnego urlopu zgodnie z niemiecką ustawą federalną o urlopach (Bundesurlaubsgesetz) lub korzystniejszymi postanowieniami obowiązującego układu zbiorowego. Jeśli polskie przepisy przewidują dłuższy urlop, stosuje się je.
• Czas Pracy: Musisz przestrzegać niemieckich przepisów dotyczących maksymalnego dobowego i tygodniowego czasu pracy, minimalnych okresów odpoczynku, pracy w niedziele i święta (Arbeitszeitgesetz).

Ryzyka i sankcje w Niemczech

Niemcy słyną z rygorystycznego egzekwowania przepisów dotyczących delegowania. Główne ryzyka to:

• Bardzo wysokie kary finansowe (nawet do 500 000 EUR w skrajnych przypadkach) nakładane przez Zoll za naruszenia ustawy MiLoG (niezapewnienie płacy minimalnej), brak zgłoszenia delegowania, nieprowadzenie ewidencji czasu pracy, czy utrudnianie kontroli.
• Odpowiedzialność generalnego wykonawcy (w niektórych branżach, np. budowlanej) za zapłatę minimalnego wynagrodzenia pracownikom podwykonawców.
• Konieczność zapłaty zaległych składek na ubezpieczenie społeczne w Niemczech w przypadku braku ważnego A1.

Scenariusz: delegowanie ekipy budowlanej do Berlina

1. Polska firma budowlana wygrywa kontrakt na prace wykończeniowe w Berlinie (4 miesiące).
2. Sprawdza aktualną stawkę minimalną dla branży budowlanej w Berlinie (wynikającą z układu zbiorowego, wyższą niż MiLoG).
3. Składa do ZUS wnioski o Certyfikaty A1 dla 5 pracowników na okres delegowania.
4. Przed wyjazdem pracowników, rejestruje delegowanie przez portal Meldeportal-Mindestlohn, podając wszystkie wymagane dane.
5. Przygotowuje aneksy do umów dla pracowników, gwarantujące wynagrodzenie zgodne z niemiecką stawką branżową, informujące o innych warunkach pracy w Niemczech (czas pracy, urlop).
6. Instruuje pracowników o konieczności dokładnego rejestrowania czasu pracy.
7. Przechowuje w łatwo dostępnym miejscu (np. u brygadzisty w Berlinie) kopie umów (przetłumaczone na niemiecki), zgłoszenia do Zoll, certyfikaty A1 oraz na bieżąco aktualizowaną ewidencję czasu pracy i dowody wypłat.

Jak możemy pomóc w delegowaniu do Niemiec?

Specyfika niemieckich przepisów wymaga szczególnej uwagi i staranności. Nasza kancelaria oferuje dedykowane wsparcie dla firm delegujących pracowników do Niemiec:

• Pomagamy ustalić obowiązującą stawkę wynagrodzenia (MiLoG czy stawka branżowa).
• Asystujemy w procesie zgłaszania delegowania przez portal Zoll.
• Wspieramy w uzyskiwaniu Certyfikatów A1.
• Przygotowujemy dokumentację pracowniczą (aneksy, porozumienia) zgodną z wymogami polskimi i niemieckimi.
• Doradzamy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy i przygotowania dokumentacji na potrzeby kontroli.
• Oferujemy wsparcie w kontaktach z niemieckimi instytucjami.

Delegowanie do Niemiec może być korzystne, ale wymaga profesjonalnego podejścia do kwestii prawnych. Skontaktuj się z nami, aby upewnić się, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i minimalizuje ryzyko kosztownych błędów.

(Pamiętaj, że informacje w artykule są ogólne i stanowią stan prawny na kwiecień 2025 r. Stawki płac i szczegółowe wymogi w Niemczech mogą się zmieniać. Artykuł nie jest poradą prawną ani podatkową. Zawsze weryfikuj aktualne przepisy i konsultuj się ze specjalistami.)