Dostęp uchodźców z Ukrainy do rynku pracy – aktualne przepisy

Napływ obywateli Ukrainy do Polski, szczególnie intensywny po 24 lutego 2022 roku, postawił przed polskim rynkiem pracy nowe wyzwania, ale i stworzył nowe możliwości. Aby ułatwić osobom uciekającym przed wojną szybkie odnalezienie się w nowej rzeczywistości i podjęcie pracy, wprowadzono specjalne regulacje prawne. Jakie przepisy dotyczące dostępu do rynku pracy dla obywateli Ukrainy obowiązują obecnie, na początku kwietnia 2025 roku?

Uwaga: W artykule używamy potocznego sformułowania „uchodźcy z Ukrainy”, mając na myśli przede wszystkim obywateli Ukrainy objętych tzw. Ustawą Specjalną, a niekoniecznie osoby posiadające formalny status uchodźcy w rozumieniu Konwencji Genewskiej.

Ustawa specjalna – podstawa ułatwionego dostępu do pracy

Kluczowym aktem prawnym jest tu Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (tzw. Ustawa Specjalna lub specustawa). Jej celem było m.in. maksymalne uproszczenie procedur związanych z legalizacją pobytu i umożliwienie szybkiego podjęcia pracy przez osoby uciekające przed wojną.

Kogo Dotyczą Uproszczenia?

Specjalne, uproszczone zasady dostępu do rynku pracy dotyczą:

• Obywateli Ukrainy, którzy przybyli legalnie na terytorium Polski w okresie od 24 lutego 2022 r. w związku z działaniami wojennymi w Ukrainie.
• Ich małżonków (nieposiadających obywatelstwa Ukrainy), o ile przybyli do Polski bezpośrednio z terytorium Ukrainy w związku z konfliktem.
• Osób, których pobyt w Polsce jest uznawany za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 Ustawy Specjalnej (często potwierdza to posiadanie numeru PESEL ze statusem UKR lub elektronicznego dokumentu Diia.pl).

Praca bez zezwolenia – główna zasada dla osób objętych ustawą

Najważniejszym ułatwieniem wprowadzonym przez Ustawę Specjalną jest możliwość podjęcia pracy przez uprawnionych obywateli Ukrainy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę.

Oznacza to, że jeśli obywatel Ukrainy spełnia warunki Ustawy Specjalnej (legalny wjazd i pobyt), nie potrzebuje on standardowego zezwolenia na pracę typu A-S ani oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, aby móc legalnie pracować w Polsce. Może podjąć zatrudnienie u dowolnego pracodawcy na takich samych zasadach jak obywatel Polski, pod warunkiem, że jego pobyt jest legalny i pracodawca dopełni obowiązku powiadomienia.

Kluczowy obowiązek pracodawcy: powiadomienie do PUP przez praca.gov.pl

Choć zezwolenie na pracę nie jest wymagane, Ustawa Specjalna nakłada na pracodawcę jeden kluczowy obowiązek formalny:

• Powiadomienie o podjęciu pracy: Pracodawca musi powiadomić właściwy Powiatowy Urząd Pracy (PUP) o fakcie zatrudnienia obywatela Ukrainy objętego Ustawą Specjalną.
• Forma: Powiadomienie składa się wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.
• Termin: Należy to zrobić w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Niedotrzymanie tego terminu jest kluczowym błędem!
• Konsekwencje Braku Powiadomienia: Jeśli pracodawca nie złoży powiadomienia w wymaganym terminie, praca obywatela Ukrainy (nawet jeśli jego pobyt jest legalny) będzie uznawana za nielegalną. Grozi to pracodawcy wysokimi karami finansowymi.

Powiadomienie zawiera podstawowe dane pracodawcy, pracownika oraz warunki zatrudnienia (rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy).

Weryfikacja legalności pobytu – zanim zatrudnisz

Pamiętaj, że jako pracodawca masz obowiązek przed dopuszczeniem do pracy zweryfikować, czy dany obywatel Ukrainy faktycznie przebywa w Polsce legalnie na mocy Ustawy Specjalnej. Poproś o okazanie dokumentu potwierdzającego ten status (np. powiadomienia o nadaniu numeru PESEL UKR, dokumentu Diia.pl, stempla wjazdowego po 24.02.2022) i zachowaj jego kopię.

Jak długo obowiązują te zasady? Kwestia ochrony czasowej

Uproszczony dostęp do rynku pracy dla obywateli Ukrainy jest ściśle powiązany z okresem, przez który ich pobyt w Polsce jest uznawany za legalny na mocy Ustawy Specjalnej. Ten okres wynika z decyzji Rady UE o wprowadzeniu ochrony czasowej oraz z polskich przepisów implementujących tę decyzję.

• Aktualny Stan Prawny (Kwiecień 2025): Na chwilę obecną (początek kwietnia 2025 r.) przepisy wskazują, że pobyt obywateli Ukrainy objętych ustawą jest legalny do 30 czerwca 2025 roku. Oznacza to, że uproszczone zasady zatrudniania (praca bez zezwolenia, na podstawie powiadomienia) obowiązują do tej daty.
• BARDZO WAŻNE: Termin ten był już kilkukrotnie przedłużany i istnieje możliwość kolejnych przedłużeń, w zależności od sytuacji w Ukrainie i decyzji na poziomie UE oraz krajowym. Dlatego konieczne jest bezwzględne śledzenie oficjalnych komunikatów Rządu RP, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) oraz Urzędu do Spraw Cudzoziemców (UDSC) w tej sprawie.
• Co Po Wygaśnięciu Ochrony? Jeśli przepisy Ustawy Specjalnej wygasną i nie zostaną przedłużone w obecnym kształcie, obywatele Ukrainy chcący kontynuować pracę w Polsce będą musieli, co do zasady, uzyskać standardowe dokumenty legalizujące pracę (zezwolenie na pracę lub oświadczenie) oraz uregulować swój pobyt (uzyskać odpowiednie zezwolenie na pobyt czasowy), chyba że będą kwalifikować się do innych zwolnień.

Ukraińcy przebywający w Polsce przed 24.02.2022

Należy pamiętać, że obywatele Ukrainy, którzy legalnie przebywali i pracowali w Polsce przed 24 lutego 2022 roku na podstawie standardowych wiz czy zezwoleń na pobyt i pracę, co do zasady nadal podlegają tym standardowym procedurom (chyba że później objęli ich przepisy Ustawy Specjalnej).

Scenariusz: zatrudnienie Ukrainki z PESEL UKR

Pani Olena przybyła z Ukrainy do Polski w marcu 2022 roku, posiada numer PESEL ze statusem UKR. Znajduje pracę w sklepie odzieżowym od 1 maja 2025 roku.

1. Pracodawca (właściciel sklepu) weryfikuje dokumenty Pani Oleny – status UKR potwierdza, że jej pobyt jest legalny na mocy Ustawy Specjalnej (aktualnie do 30.06.2025).
2. Pani Olena rozpoczyna pracę 1 maja 2025 roku. Nie potrzebuje zezwolenia na pracę.
3. Pracodawca ma czas do 15 maja 2025 roku (14 dni), aby zalogować się na portal praca.gov.pl i złożyć elektroniczne powiadomienie o zatrudnieniu Pani Oleny.
4. Pani Olena pracuje legalnie. Zarówno ona, jak i pracodawca powinni śledzić informacje o ewentualnym przedłużeniu obowiązywania Ustawy Specjalnej poza 30 czerwca 2025, aby w razie potrzeby odpowiednio wcześnie podjąć kroki w celu uzyskania standardowego zezwolenia na pracę i pobyt.

Potrzebujesz pomocy w zrozumieniu przepisów?

Zasady zatrudniania obywateli Ukrainy, choć uproszczone przez Ustawę Specjalną, mogą budzić wątpliwości, zwłaszcza w kontekście zmieniających się terminów obowiązywania ochrony czasowej. Nasza kancelaria oferuje pomoc:

• W weryfikacji aktualnego statusu prawnego obywatela Ukrainy.
• W prawidłowym i terminowym dokonaniu powiadomienia przez portal praca.gov.pl.
• W doradztwie dotyczącym kroków, jakie należy podjąć po wygaśnięciu ochrony czasowej.
• W zapewnieniu zgodności procesu zatrudnienia z obowiązującymi przepisami.

Uproszczony dostęp do rynku pracy to ogromne ułatwienie dla obywateli Ukrainy szukających schronienia i pracy w Polsce. Kluczowe jest jednak dopełnienie przez pracodawcę obowiązku notyfikacji oraz świadomość tymczasowego charakteru tych rozwiązań i konieczność śledzenia zmian w prawie.

(Pamiętaj, że informacje zawarte w artykule odzwierciedlają stan prawny na początek kwietnia 2025 r. Sytuacja prawna obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową jest dynamiczna. Zawsze weryfikuj aktualne terminy i zasady na oficjalnych stronach rządowych, takich jak gov.pl, udsc.gov.pl. Artykuł nie stanowi porady prawnej.)