W dobie cyfryzacji wiele procesów administracyjnych przenosi się do internetu, a zakładanie firmy nie jest wyjątkiem. W Polsce istnieje możliwość szybkiej, elektronicznej rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.) za pośrednictwem systemu S24. Czy ta atrakcyjna opcja jest jednak realnie dostępna dla cudzoziemców, zwłaszcza tych przebywających poza granicami Polski? Sprawdźmy.

Co to jest system S24? Szybka rejestracja sp. z o.o. przez internet

System S24 to specjalny portal Ministerstwa Sprawiedliwości (dostępny na portalu eKRS), który umożliwia założenie prostej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie online. Jego główne zalety to:

• Szybkość: Rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) może nastąpić nawet w ciągu 24-48 godzin od złożenia wniosku.
• Niższy koszt: Opłata sądowa za rejestrację w S24 jest niższa niż przy tradycyjnej rejestracji, a dodatkowo oszczędza się na kosztach notarialnych, ponieważ umowa spółki generowana jest na podstawie standardowego wzorca dostępnego w systemie.
• Wygoda: Cały proces odbywa się przez internet, bez konieczności wizyty w sądzie czy u notariusza.

Ograniczenie: Głównym ograniczeniem S24 jest konieczność skorzystania ze standardowego wzorca umowy spółki, co oznacza mniejszą elastyczność w kształtowaniu jej postanowień w porównaniu do umowy sporządzanej u notariusza.

Kluczowy wymóg S24: polski podpis elektroniczny lub profil zaufany

Aby móc skorzystać z systemu S24, wszystkie osoby podpisujące dokumenty elektronicznie (czyli wszyscy wspólnicy zakładający spółkę oraz wszyscy członkowie pierwszego zarządu) muszą posiadać jedno z dwóch narzędzi do elektronicznej identyfikacji i podpisu, uznawanych w polskim systemie prawnym:

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny: Wydawany przez certyfikowanych dostawców w Polsce lub innych krajach UE, ale jego uzyskanie często wymaga osobistej weryfikacji tożsamości.
2. Podpis zaufany (Profil Zaufany ePUAP): Bezpłatne narzędzie powiązane z polskim systemem identyfikacji elektronicznej.

To jest bariera nie do przejścia: System S24 technicznie wymaga użycia jednego z tych dwóch rodzajów podpisów. Bez nich nie da się podpisać wniosku ani umowy spółki w tym trybie.

Wyzwanie dla cudzoziemca: jak zdobyć wymagany podpis/profil?

I tu dochodzimy do sedna problemu dla wielu cudzoziemców, zwłaszcza tych przebywających za granicą:

• Profil Zaufany:
  • Najprościej potwierdzić go za pomocą konta w polskim banku, który oferuje taką usługę. Wymaga to jednak wcześniejszego otwarcia konta, co często wiąże się z posiadaniem numeru PESEL i wizytą w Polsce.
  • Można go potwierdzić osobiście w punkcie potwierdzającym w Polsce (np. w urzędzie skarbowym, ZUS, na poczcie) – wymaga to fizycznej obecności.
  • Dla osób za granicą istnieje teoretyczna możliwość potwierdzenia Profilu Zaufanego w wybranych polskich konsulatach, ale dostępność tej usługi jest ograniczona i również wymaga osobistej wizyty w placówce.
  • Numer PESEL, choć formalnie nie zawsze jest wymogiem do samego założenia Profilu Zaufanego, w praktyce jest często niezbędny do jego sprawnego potwierdzenia i późniejszego użytkowania.
• Podpis Kwalifikowany:
  • Choć można go kupić od certyfikowanych dostawców (również tych działających międzynarodowo), proces wydania certyfikatu zawsze wymaga wiarygodnej weryfikacji tożsamości. Przeprowadzenie tej weryfikacji w pełni zdalnie, z zagranicy, dla osoby bez wcześniejszych powiązań z Polską, może być bardzo trudne lub niemożliwe u wielu dostawców.

Wniosek: Dla cudzoziemca przebywającego za granicą, który nie posiada numeru PESEL, polskiego konta bankowego ani możliwości wizyty w Polsce/konsulacie, zdalne uzyskanie podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego wymaganego przez S24 jest w praktyce bardzo trudne.

Kiedy cudzoziemiec może skorzystać z S24?

Elektroniczna rejestracja S24 staje się realną opcją dla cudzoziemca, jeśli:

• Już posiada numer PESEL i konto w polskim banku, co pozwoliło mu założyć i potwierdzić online Profil Zaufany.
• Już posiada ważny polski kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Przebywa legalnie w Polsce i może udać się do punktu potwierdzającego, aby aktywować Profil Zaufany.
• Zakłada spółkę wspólnie z innymi osobami (np. Polakami), które posiadają wymagane podpisy i mogą technicznie przeprowadzić rejestrację – jednak wszyscy wspólnicy i członkowie zarządu muszą złożyć swoje podpisy elektroniczne, co wraca do problemu ich posiadania przez cudzoziemca.

Alternatywa dla S24: pełnomocnik i rejestracja tradycyjna/elektroniczna PRS

Jeśli szybka ścieżka S24 jest dla Ciebie niedostępna z powodu braku wymaganego podpisu, główną alternatywą dla zdalnego założenia spółki pozostaje działanie przez pełnomocnika w Polsce:

• Udzielasz pełnomocnictwa (sporządzonego za granicą, opatrzonego Apostille lub legalizacją i przetłumaczonego przez tłumacza przysięgłego) osobie lub kancelarii w Polsce.
• Pełnomocnik w Twoim imieniu podpisuje umowę spółki (najczęściej u notariusza, co pozwala na indywidualne dopasowanie treści) i składa wniosek rejestracyjny do KRS.
• Wnioski do KRS obecnie składa się głównie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS), który również wymaga podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego – ale w tym przypadku wniosek podpisuje i składa Twój pełnomocnik, używając swojego podpisu/profilu.

Metoda ta jest wolniejsza i droższa niż S24, ale jest niezawodnym sposobem na zdalne założenie spółki przez cudzoziemca bez polskiego e-podpisu.

Scenariusz: zdalna rejestracja S24 – (nie)udana próba

David, obywatel Wielkiej Brytanii, chce szybko założyć prostą spółkę z o.o. w Polsce, aby rozpocząć świadczenie usług konsultingowych. Słyszał o systemie S24 i próbuje zarejestrować firmę online z Londynu. Szybko orientuje się, że system wymaga od niego użycia Profilu Zaufanego lub polskiego podpisu kwalifikowanego. Sprawdza możliwości: potwierdzenie Profilu Zaufanego w konsulacie w Londynie jest w danym momencie niemożliwe, a uzyskanie podpisu kwalifikowanego zdalnie okazuje się skomplikowane i czasochłonne. Ostatecznie David decyduje się na współpracę z polską kancelarią prawną i udziela prawnikowi pełnomocnictwa (z Apostille i tłumaczeniem), aby ten założył dla niego spółkę tradycyjną drogą (umowa u notariusza, wniosek przez PRS).

Podsumowanie: S24 dla cudzoziemca – szybko, ale czy dostępnie?

System S24 oferuje najszybszą i najtańszą metodę rejestracji prostej spółki z o.o. w Polsce. Jednak jego kluczowy wymóg – posiadanie polskiego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego – stanowi znaczącą barierę dla większości cudzoziemców przebywających za granicą, zwłaszcza tych bez wcześniejszych powiązań z Polską.

Jak możemy pomóc? S24 czy pełnomocnik?

Jeśli rozważasz założenie spółki w Polsce online, nasza kancelaria może:

• Pomóc Ci ocenić, czy system S24 jest dla Ciebie realnie dostępny w Twojej obecnej sytuacji (czy masz lub możesz uzyskać wymagany podpis/profil).
• Jeśli S24 nie wchodzi w grę, przeprowadzić dla Ciebie kompleksową rejestrację spółki metodą tradycyjną, działając jako Twój pełnomocnik na podstawie prawidłowo sporządzonego i poświadczonego pełnomocnictwa.
• Jeśli przebywasz już w Polsce, pomóc w uzyskaniu numeru PESEL i założeniu Profilu Zaufanego, co otworzy Ci drogę do S24 i innych e-usług.

Choć S24 kusi szybkością, dla wielu cudzoziemców zakładających firmę zdalnie, sprawdzoną i pewną drogą pozostaje działanie przez pełnomocnika. Ważne jest, aby realistycznie ocenić dostępne opcje i wybrać tę, która jest dla Ciebie wykonalna.

(Pamiętaj, że informacje w artykule są ogólne. Wymogi techniczne systemów S24 i PRS, a także procedury uzyskiwania podpisów elektronicznych i Profilu Zaufanego mogą ulegać zmianom. Zawsze weryfikuj aktualne informacje na oficjalnych portalach rządowych lub skonsultuj się z prawnikiem.)